Dossierbeheerder-Management Assistant – Vlaams Brabant

Introduction

Experis helpt professionals vooruit in hun carrière. Snel, doelgericht en met het oog op jouw persoonlijke ontwikkeling gaat ons gespecialiseerd team van consultants op zoek naar de boeiendste jobs. Onze specialisaties: Finance, HR, Engineering & IT.

Organization

Voor een klant regio Vlaams Brabant

Function

Overzicht van de taken :
1) Notuleren van vergaderingen (5 -6 / maand)
– Agenda’s opvragen en samenstellen
– De meeste zijn in het Nederlands
– Vertaling naar het Engels
1) Team meeting Actuarissen
2) Team meeting Admin support
3) Operationele meeting (pensioenfondsen)
4) RPC management meeting
5) BOC – Belgian Operations Committee (→ rapportage) – Engels
– Ze zijn al ingepland
2) Agenda beheren van één van de managers
3) Algemene organisatie van het team – restaurants boeken, menu’s opvolgen
4) Reserveren van parkeerplaatsen voor bezoekers
5) Opmaak van lay-outs (PowerPoint / Word): tekst wordt aangebracht
6) Vertalingen, allerlei (mailings van technical advisors, stukken van reglementen…)
Er bestaat een Excellijst met vakjargon (terminologie verzekeringen)
– Nederlands → Engels
– Engels → Nederlands
– Frans → Engels
– Frans → Nederlands
7) MS Project (voor het Actuarieel team): planning opstellen, grafieken trekken.
8) Expenses notes invoeren
9) Idem voor travel (hotel boeken, vervoer regelen…)
10) Proposals aanpassen / updaten
11) Inschrijvingen voor training + rapportage
12) Voor het admin team: brieven scannen en filen op de V schijf, opsturen
13) Boekjes en mapjes inbinden voor meetings
14) Archiveren

Requirements

Je hebt een bachelor opleiding (Management Assistant – vertaling & tolk, …) en minstens 5 jaar ervaring als Management Assistant.
Je bent sterk drietalig (mondeling en schriftelijk) Nederlands en Engels en kan je goed behelpen in het Frans
Je bent een doorzetter.
Je gaat zelfstandig en probleemoplossend te werk; en neemt initiatieven waar nodig.
Je werkt accuraat en gestructureerd.
Je bent georganiseerd en kan prioriteiten stellen
Je hebt een mature en professionele houding en hecht veel belang aan uitwerken van jouw taken.
Je bent flexibel en kan je dus goed aanpassen in verschillende situaties (team-work).
Je bent handig met de pc.

Offer

Wat biedt onze klant?

Een interim opdracht van december t/m mei 2018
Een correct loon in lijn met jouw ervaring.
Een fijn team dat je graag wegwijs biedt in het reilen en zeilen van hun kantoren.

Interesse? Stuur een mail naar aude.bernaerts@experis.be voor vragen of om te solliciteren.